FAQ: SharePoint Server 2019 Standard -- 1 Device CAL

Czym jest SharePoint Server 2019 Standard -- 1 Device CAL?

SharePoint Server 2019 Standard -- 1 Device CAL to licencja dostępowa typu Client Access License, przypisana do jednego urządzenia, a nie do użytkownika. Nie jest to oprogramowanie instalacyjne ani klucz aktywacyjny do samego serwera, lecz dokument licencyjny uprawniający wskazane urządzenie do legalnego dostępu do usług SharePoint Server 2019 Standard. Tego typu licencja jest wymagana wtedy, gdy organizacja korzysta już z serwera SharePoint i chce zapewnić zgodny z zasadami licencjonowania dostęp z konkretnego komputera, terminala lub innego firmowego urządzenia.

Co oznacza CAL w praktyce?

Skrót CAL oznacza Client Access License, czyli licencję dostępową klienta. W praktyce oznacza to, że samo posiadanie wdrożonego serwera SharePoint nie daje jeszcze prawa wszystkim pracownikom lub urządzeniom do korzystania z niego. Microsoft rozdziela licencję serwerową od prawa dostępu. Dlatego obok licencji na sam serwer potrzebne są również odpowiednie licencje CAL. W przypadku wersji Device CAL prawo dostępu przypisuje się do konkretnego urządzenia, z którego może korzystać wielu użytkowników.

Czym różni się Device CAL od User CAL?

To jedno z najczęstszych pytań przy zakupie. User CAL przypisuje się do konkretnej osoby i pozwala jej korzystać z SharePoint z wielu urządzeń, na przykład z komputera biurowego, laptopa i telefonu służbowego. Device CAL przypisuje się natomiast do jednego urządzenia i wtedy z tego urządzenia może korzystać wielu użytkowników, o ile odbywa się to zgodnie z polityką firmy.

Wybór zależy od modelu pracy. Jeśli jedna osoba korzysta z kilku urządzeń, zwykle bardziej opłacalny jest User CAL. Jeśli natomiast kilka osób pracuje zmianowo na jednym komputerze lub terminalu, korzystniejszy bywa Device CAL.

Ile licencji Device CAL potrzebuję?

Liczba wymaganych licencji zależy od liczby urządzeń, które mają uzyskiwać dostęp do SharePoint Server 2019 Standard. Zasada jest prosta: 1 urządzenie = 1 Device CAL. Jeżeli w firmie z rozwiązania korzysta 10 wspólnych stanowisk komputerowych, zwykle potrzebnych będzie 10 licencji Device CAL, niezależnie od tego, ilu pracowników przewija się przez te stanowiska.

Warto przeanalizować rzeczywisty sposób użytkowania środowiska. Dobrze dobrany model licencjonowania pomaga uniknąć zarówno niedolicencjonowania, jak i niepotrzebnych kosztów.

Czy ta licencja daje prawo do instalacji SharePoint Server?

Nie. Device CAL nie zastępuje licencji serwerowej. Jest to licencja dostępu do już licencjonowanego środowiska SharePoint Server 2019 Standard. Aby organizacja działała legalnie, potrzebna jest zarówno licencja na sam serwer, jak i odpowiednia liczba licencji dostępowych CAL dla użytkowników lub urządzeń. Device CAL nie jest też samodzielnym produktem do pobrania i instalacji, lecz podstawą prawną do korzystania z usług serwera.

Czy SharePoint Device CAL to legalny dokument licencyjny, a nie fizyczne pudełko?

Tak. To bardzo ważne rozróżnienie. W przypadku tego produktu klient kupuje legalne uprawnienie licencyjne, a nie nośnik z programem. Oznacza to, że przedmiotem zakupu jest zgodność licencyjna i prawo dostępu, potwierdzone właściwą dokumentacją sprzedażową. Dla wielu firm kluczowe jest właśnie to, aby podczas audytu lub wewnętrznej kontroli móc wykazać legalność korzystania z systemu na podstawie poprawnie nabytych licencji.

Jak wygląda kwestia zgodności i compliance?

Z perspektywy compliance najważniejsze jest prawidłowe przypisanie licencji do sposobu użytkowania. Firma powinna wiedzieć, które urządzenia mają dostęp do SharePoint oraz ile licencji Device CAL zostało przypisanych. W razie kontroli liczy się nie tylko sam zakup, ale również możliwość wykazania, że model licencjonowania odpowiada rzeczywistemu wykorzystaniu środowiska.

Nieprawidłowo dobrana liczba CAL lub pomylenie modelu User i Device może oznaczać ryzyko naruszenia warunków licencyjnych. Dlatego przy większych wdrożeniach warto wcześniej ustalić, czy w danej organizacji lepszy będzie model per użytkownik, czy per urządzenie.

Czy licencję Device CAL można przenieść na inne urządzenie?

Co do zasady licencja Device CAL jest przypisywana do konkretnego urządzenia. Ewentualne przeniesienie powinno odbywać się zgodnie z warunkami licencyjnymi producenta i z zachowaniem pełnej dokumentacji wewnętrznej. Nie należy traktować takiej licencji jak swobodnie rotującego dostępu pomiędzy wieloma komputerami jednocześnie.

W praktyce oznacza to, że jeśli urządzenie zostało wycofane z użycia lub wymienione, firma powinna zadbać o poprawne udokumentowanie zmiany przypisania. W przypadku wątpliwości najlepiej przyjąć ostrożne podejście i oprzeć się na aktualnych zasadach licencjonowania dla środowiska Microsoft.

Czy jeden Device CAL wystarczy, jeśli z komputera korzysta kilka osób?

Tak, jeżeli wszystkie te osoby korzystają z jednego, tego samego urządzenia, to jedna licencja Device CAL może być właściwym rozwiązaniem. To właśnie jeden z głównych powodów, dla których firmy wybierają model urządzeniowy. Sprawdza się on szczególnie w recepcjach, punktach produkcyjnych, magazynach, placówkach edukacyjnych czy środowiskach zmianowych, gdzie wiele osób pracuje na wspólnych stanowiskach.

Jeśli jednak ci sami pracownicy logują się także z innych urządzeń, trzeba ponownie przeanalizować model licencjonowania, bo wówczas bardziej odpowiedni może być wariant User CAL.

Jak wygląda dostawa, dokumenty sprzedażowe i faktura VAT?

Zakup obejmuje legalną licencję wraz z odpowiednią dokumentacją handlową. Klient otrzymuje potwierdzenie zamówienia oraz dokument sprzedaży. Wystawiana jest faktura VAT, co ma istotne znaczenie zarówno księgowe, jak i dowodowe przy ewentualnej kontroli legalności oprogramowania i licencji w firmie. W zależności od formy realizacji zamówienia dostawa ma charakter elektroniczny lub dokumentowy, ponieważ mówimy o licencji, a nie o fizyczznym programie do instalacji.

Jak dobrać właściwą liczbę licencji i gdzie uzyskać pomoc przed zakupem?

Najlepiej zacząć od prostego audytu: policzyć urządzenia mające dostęp do SharePoint Server 2019 Standard i sprawdzić, czy są to stanowiska współdzielone, czy raczej środowisko pracy indywidualnej. To pozwala ocenić, czy Device CAL będzie korzystniejszy od User CAL. Jeżeli potrzebne jest wsparcie w doborze licencji, wyjaśnienie zasad legalności zakupu albo doprecyzowanie kwestii przenoszenia i zgodności, można skontaktować się telefonicznie pod numerem 00 800 121 1654.